Question 1

Pour quelles activités Kabookly est-il adapté ?

Accepted Answer

Kabookly fonctionne pour toute activité sur rendez-vous, salons de coiffure, instituts de beauté, barbershops, ongleries, wellness, toiletteurs canins, kinésithérapeutes et plus.

Question 2

Puis-je essayer Kabookly d'abord ?

Accepted Answer

Vous pouvez toujours résilier mensuellement. Besoin d'aide pour configurer ? Choisissez notre service de setup (149 €) et nous le faisons ensemble lors d'un appel de 2h.

Question 3

Combien de temps pour être en ligne ?

Accepted Answer

Environ 15 minutes. Après l'achat, l'onboarding démarre automatiquement et vous guide étape par étape.

Question 4

Mes clients peuvent-ils réserver en ligne ?

Accepted Answer

Oui. Vous obtenez votre propre page de réservation où les clients choisissent eux-mêmes service, date et heure.

Question 5

Kabookly aide-t-il contre les no-shows ?

Accepted Answer

Oui. E-mail à la réservation, rappels SMS 24h et 1h avant. En option, vous pouvez demander un acompte, cela réduit les no-shows de 70-80 %.

Question 6

Comment fonctionne le paiement en ligne ?

Accepted Answer

Via Stripe Connect. L'argent des clients va directement sur votre compte bancaire, Kabookly n'y touche jamais. Stripe prend ~2 % de frais de transaction, Kabookly aucune marge supplémentaire.

Question 7

Comment fonctionne la facturation de mon abonnement ?

Accepted Answer

Votre abonnement est facturé mensuellement ou annuellement via Stripe. Les crédits SMS s'achètent séparément en packs. Toutes vos factures sont dans votre backoffice.

Question 8

Puis-je exporter mes données si j'arrête ?

Accepted Answer

Oui. Liste clients et historique des rendez-vous toujours exportables en CSV. Vos données restent les vôtres.

Question 9

Kabookly fonctionne-t-il avec plusieurs coiffeurs ?

Accepted Answer

Oui. Chaque coiffeur a sa propre colonne d'agenda avec horaires individuels, congés et prestations spécifiques.

Question 10

Puis-je conserver des fiches couleurs et notes client ?

Accepted Answer

Oui. Par client, vous gardez notes, anciennes formules de couleur et allergies. Visible à chaque nouveau rendez-vous.

Question 11

Puis-je importer ma liste clients existante ?

Accepted Answer

Oui. Téléchargez un fichier CSV ou Excel avec noms, téléphones et e-mails, Kabookly les importe en un clic dans votre base clients.

Question 12

Comment fonctionne la politique d'annulation ?

Accepted Answer

Vous définissez vous-même : annulation gratuite jusqu'à 24h avant par exemple, ensuite l'acompte est perdu. Le client voit les règles avant de réserver.

Question 13

Puis-je définir des tarifs différents par coiffeur (junior, senior) ?

Accepted Answer

Oui. Par prestation vous fixez un tarif par collaborateur. Une coupe chez votre junior peut être à 25 €, chez votre senior à 45 €, le client choisit et voit le bon prix.

Question 14

Puis-je définir horaires et congés par coiffeur séparément ?

Accepted Answer

Oui. Chaque coiffeur a son planning hebdomadaire, peut bloquer ses jours de congé et planifier ses vacances. Les clients ne voient que les créneaux disponibles par membre.

Question 15

Synchronisation avec Google Calendar ou Apple Agenda ?

Accepted Answer

Oui. Synchro bidirectionnelle avec Google Calendar (Apple via flux iCal). Les rendez-vous privés posés ailleurs bloquent automatiquement vos créneaux Kabookly, et inversement.

Question 16

Puis-je modifier le texte des SMS et e-mails de rappel ?

Accepted Answer

Oui. Par prestation ou par établissement, vous adaptez les modèles à votre tone-of-voice. Les variables (nom client, coiffeur, horaire) se remplissent automatiquement.

Question 17

Puis-je combiner walk-ins et rendez-vous ?

Accepted Answer

Oui. L'agenda affiche les deux types dans une seule vue. Walk-ins ajoutés en 5 secondes via un bouton rapide.

Question 18

Ça fonctionne sur ma tablette à l'accueil ?

Accepted Answer

Oui. Kabookly fonctionne partout, laptop, tablette ou smartphone. Aucun matériel séparé requis.

Question 19

Et les clients qui paient en cash sur place ?

Accepted Answer

Aucun souci. Pour walk-ins ou habitués, vous pouvez activer 'paiement sur place'. L'acompte via Stripe ne s'utilise que là où c'est nécessaire.

Question 20

Les clients peuvent-ils réserver sans créer de compte ?

Accepted Answer

Oui. Les clients donnent juste leur nom, téléphone et e-mail. Pas de mot de passe, pas d'inscription, réservation sans friction.

Question 21

Comment fonctionne la carte de fidélité numérique ?

Accepted Answer

À chaque coupe terminée, le client reçoit automatiquement un tampon numérique. Après 10 tampons, la 11e coupe est offerte, sans cartes en carton ni suivi manuel.

Question 22

Que se passe-t-il si un client annule trop tard (moins de 2h avant) ?

Accepted Answer

Vous fixez une période minimum d'annulation (par ex. 2h ou 4h). En cas d'annulation tardive, l'acompte est perdu automatiquement, ou le client est marqué dans son dossier pour exiger un acompte la prochaine fois.

Question 23

Puis-je vendre des abonnements ou memberships ?

Accepted Answer

Oui. Vendez un abonnement type 'Coupes illimitées 49 €/mois' ou '4 coupes pour 100 €'. Le client réserve sur son membership, Kabookly décompte automatiquement les bons crédits.

Question 24

Comment migrer depuis mon outil actuel ?

Accepted Answer

Exportez votre liste clients et historique de réservation en CSV depuis votre ancien outil et importez dans Kabookly. Noms, téléphones, e-mails et historique repris en une fois. Accompagnement gratuit en plan Pro.

Question 25

Puis-je afficher des photos par prestation ?

Accepted Answer

Oui. Par service (ex: 'Gel-nails classique' ou 'Acrylique + design') vous chargez des photos. Les clientes les voient pendant la réservation.

Question 26

La vente de cartes cadeaux fonctionne ?

Accepted Answer

Oui. Page cartes cadeaux automatiquement présente. Cliente paie via Stripe, destinataire reçoit le code par e-mail.

Question 27

Comment importer ma liste clientes existante ?

Accepted Answer

Téléchargez un CSV ou Excel avec noms, téléphones et e-mails, Kabookly les traite d'un coup. Pas de saisie manuelle.

Question 28

L'agenda fonctionne sur mon téléphone en déplacement ?

Accepted Answer

Oui. Kabookly est entièrement responsive. Depuis Instagram, sur iPhone ou iPad, agenda et page de réservation fonctionnent partout.

Question 29

Comment configurer des rappels de retouche pour clientes gel ?

Accepted Answer

Par prestation, choisissez un délai de relance (par ex. 21 ou 28 jours). Kabookly envoie automatiquement un mail ou SMS 'Temps pour ta retouche ?' avec lien de réservation directe. Plus besoin de suivre les cycles.

Question 30

Comment fonctionne la liste d'attente sur les créneaux complets ?

Accepted Answer

Les clientes peuvent s'inscrire sur la liste d'attente d'une journée pleine. En cas d'annulation, elles reçoivent automatiquement un SMS avec le créneau libéré, première cliquée, première servie.

Question 31

Puis-je offrir une remise première visite ou parrainage ?

Accepted Answer

Oui. Configurez une remise unique pour nouvelles clientes (par ex. -10 % à la première séance) ou un code de parrainage. Kabookly applique automatiquement la remise lors de la réservation.

Question 32

Et les clientes professionnelles avec numéro de TVA ?

Accepted Answer

Vous pouvez sauvegarder un numéro de TVA et nom d'entreprise par cliente. À l'export, ça apparaît dans votre CSV de CA, pratique pour les clientes qui passent leur prestation par leur société.

Question 33

Puis-je envoyer des formulaires d'admission ?

Accepted Answer

Oui. À chaque nouvelle cliente l'option d'envoyer un formulaire. Réponses dans le dossier client.

Question 34

Vente de produits avec stock ?

Accepted Answer

Pour v1 uniquement les soins. Vente de produits avec inventaire en v2.

Question 35

Compatible avec mon logiciel de comptabilité ?

Accepted Answer

Oui. Vous pouvez télécharger chaque mois un export CA (CSV) avec ventilation TVA par soin, directement importable dans Octopus, Yuki ou Exact.

Question 36

Puis-je définir des règles d'annulation par soin ?

Accepted Answer

Oui. Une épilation des sourcils peut autoriser jusqu'à 2h avant, un soin facial de 90 min demande 24h + acompte. Configurable par prestation.

Question 37

Puis-je gérer plusieurs établissements sous un seul compte ?

Accepted Answer

Oui, avec le plan Expert. Les clientes choisissent leur centre préféré lors de la réservation, vous gardez une vue centrale sur toutes les filiales, le CA et l'équipe, sous un seul login.

Question 38

Puis-je demander automatiquement un avis après chaque soin ?

Accepted Answer

Oui. 2h après le rendez-vous, la cliente reçoit un mail court avec note étoilée. Les avis 4★+ apparaissent automatiquement sur votre page de réservation, les avis plus bas vous parviennent en interne pour suivi.

Question 39

Comment fonctionne la liste noire des no-shows exactement ?

Accepted Answer

Cliente rate 2 rendez-vous sans annuler à temps ? Kabookly la marque automatiquement et exige un acompte pour chaque future réservation. Vous pouvez aussi mettre des clientes manuellement sur la liste.

Question 40

Fonctionne aussi en néerlandais ou anglais pour mes clientes étrangères ?

Accepted Answer

Oui. Votre page de réservation est multilingue (NL/FR/DE/EN). La cliente choisit sa langue, reçoit les confirmations dans cette langue, et les formulaires d'admission peuvent être configurés par langue.

Question 41

Puis-je créer un agenda par cabine ?

Accepted Answer

Oui. Chez Kabookly ça s'appelle 'collaborateur' mais la logique est identique pour cabines. Pro+ supporte un nombre illimité.

Question 42

Fonctionne pour multi-locations (Expert) ?

Accepted Answer

Oui. Le plan Expert gère plusieurs centres sous un compte.

Question 43

Puis-je créer des forfaits avec plusieurs soins ?

Accepted Answer

Oui. Composez un forfait comme 'Demi-journée spa : gommage 30 min + massage 60 min + lunch' en un seul package. Kabookly réserve automatiquement les bonnes cabines.

Question 44

Comment gérer les réservations de groupe (EVJF, équipes) ?

Accepted Answer

Pour 4 à 8 personnes simultanément, utilisez le flow réservation de groupe : un contact, plusieurs noms, plusieurs cabines réservées en parallèle.

Question 45

Puis-je vendre des abonnements ou memberships (par ex. 1 massage/mois) ?

Accepted Answer

Oui. Vendez des packages comme 'Sauna illimité 79 €/mois' ou '6 massages 330 €'. Kabookly décompte automatiquement les crédits à chaque réservation et envoie des rappels avant échéance.

Question 46

Comment fonctionne le buffer entre clients dans une même cabine ?

Accepted Answer

Par cabine ou par soin, vous fixez un buffer (par ex. 15 ou 20 min). Kabookly bloque automatiquement ce temps entre chaque rendez-vous, pour ranger, aérer et préparer la cabine suivante.

Question 47

Les clientes peuvent-elles aussi acheter une carte cadeau d'un montant libre ?

Accepted Answer

Oui. Les clients choisissent entre des forfaits fixes ('Demi-journée spa 120 €') ou un montant libre (50 €, 100 €, 200 €). La carte cadeau est envoyée par mail ou en PDF directement au destinataire.

Question 48

Fonctionne sur tablette pour ma réceptionniste et smartphone en déplacement ?

Accepted Answer

Oui. Kabookly est entièrement responsive et cloud. Votre réceptionniste travaille sur tablette à l'accueil, vous voyez l'agenda en temps réel sur smartphone, tout est synchronisé.

Question 49

Prestations par taille de race ?

Accepted Answer

Oui. Créez 'Toilettage petite race (45 min)' et 'Toilettage grande race (90 min)'. Le client choisit lors de la réservation.

Question 50

Notes par chien ?

Accepted Answer

Oui. Par client champs de notes (internes et publiques). Ajoutez 'Ne pas toucher l'oreille droite', 'Peureux du sèche-cheveux', etc.

Question 51

Puis-je gérer plusieurs chiens par client ?

Accepted Answer

Oui. Une fiche client, plusieurs chiens dessous. Lors de la réservation, le client choisit lequel, chacun avec sa race, ses allergies et son historique.

Question 52

Comment gérer les chiens agressifs ou avec avertissement ?

Accepted Answer

Sur la fiche du chien, un champ rouge 'avertissement' apparaît dans l'agenda. Ex: 'Mord lors de la coupe d'ongles, gants' s'affiche automatiquement à chaque rendez-vous.

Question 53

Comment rendre obligatoire la preuve de vaccination avant la réservation ?

Accepted Answer

Par prestation, cochez 'vaccination obligatoire'. Le client doit charger une photo du carnet de vaccination lors de la réservation, sans upload, pas de confirmation. Documents stockés en sécurité dans la fiche du chien.

Question 54

Kabookly envoie-t-il des e-mails de relance après 6 semaines ?

Accepted Answer

Oui. Par prestation, vous fixez un délai de relance (6 ou 8 semaines). Kabookly envoie 'Temps pour le prochain toilettage de Bella' avec lien direct, les habitués ne disparaissent plus dans les oubliettes.

Question 55

Fonctionne aussi si Internet plante un jour de pointe ?

Accepted Answer

Kabookly est cloud, donc Internet est nécessaire pour les mises à jour en direct. Mais en cas de coupure, l'agenda chargé en dernier reste visible sur votre appareil, la synchro reprend dès le retour de la connexion.

Question 56

Puis-je garder des photos avant-après par toilettage pour mon Instagram ?

Accepted Answer

Oui. Pendant ou après le toilettage, prenez une photo dans l'app Kabookly, sauvegarde automatique dans la fiche du chien. Pratique pour votre portfolio ou pour montrer au propriétaire.

Question 57

Compatible avec trajets INAMI ?

Accepted Answer

Oui. Vous pouvez suivre le trajet (9 ou 18 séances) par patient avec compteur. L'administration INAMI elle-même se fait hors Kabookly (eHealth).

Question 58

Formulaires d'admission ?

Accepted Answer

Oui. Premier rendez-vous déclenche un formulaire d'admission par e-mail. Réponses dans le dossier patient.

Question 59

Synchronisation avec mon Google Calendar ?

Accepted Answer

Oui. Synchro bidirectionnelle. Les rendez-vous privés que vous mettez dans Google bloquent automatiquement votre agenda Kabookly, les patients ne peuvent plus choisir ces créneaux.

Question 60

Et le RGPD pour les données patients ?

Accepted Answer

Données patients chiffrées sur serveurs UE. Vous obtenez un DPA (contrat de sous-traitance), export automatique des données et 'droit à l'oubli' intégré.

Question 61

Puis-je sauvegarder les numéros de prescription et d'attestation par patient ?

Accepted Answer

Oui. Par dossier patient, des champs pour numéro INAMI, numéro de prescription, médecin prescripteur et éventuelles attestations. Tout chiffré et conforme RGPD sur serveurs UE.

Question 62

Fonctionne en cabinet de groupe avec plusieurs kinés ?

Accepted Answer

Oui. Chaque kiné a son propre agenda avec planning individuel, ses patients et ses tarifs. Les patients choisissent eux-mêmes leur kiné préféré lors de la réservation, vous gardez la vue centrale.

Question 63

Un patient peut-il réserver sans compte (par ex. première séance) ?

Accepted Answer

Oui. Le patient donne juste nom, téléphone, e-mail et plainte. Pas de mot de passe, pas d'inscription. À la première séance, Kabookly déclenche automatiquement le formulaire d'admission.

Question 64

Comment gérer les annulations tardives (moins de 24h) ?

Accepted Answer

Par prestation, vous fixez une période minimum d'annulation. En cas d'annulation tardive, vous pouvez facturer un no-show fee ou marquer le patient, pratique pour le suivi et la facturation éventuelle d'une séance manquée.

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