Question 1

Voor welke zaken is Kabookly geschikt?

Accepted Answer

Kabookly werkt voor elke afspraakgerichte zaak, kapsalons, nagelstudio's, barbershops, schoonheidssalons, wellness, hondentrimsalons, fysiotherapeuten en meer.

Question 2

Kan ik Kabookly eerst proberen?

Accepted Answer

Je kan steeds maandelijks opzeggen. Wil je hulp bij setup? Kies dan voor onze setup-service (€149) en we doen het samen tijdens een 2u call.

Question 3

Hoe snel kan ik live?

Accepted Answer

In ongeveer 15 minuten. Na aankoop starten we automatisch met de onboarding die je stap voor stap begeleidt.

Question 4

Kunnen klanten online afspraken maken?

Accepted Answer

Ja. Je krijgt een eigen boekingspagina waar klanten zelf een dienst, datum en tijd kiezen.

Question 5

Helpt Kabookly tegen no-shows?

Accepted Answer

Ja. E-mail direct bij boeking, SMS-herinneringen 24u en 1u voor de afspraak. Optioneel kan je ook een voorschot vragen, dat verlaagt no-shows met 70-80%.

Question 6

Hoe werkt de online betaling?

Accepted Answer

Via Mollie of Stripe — jij kiest welke je verbindt. Mollie is goedkoper voor Bancontact (€0,39 vast), Stripe is goedkoper voor kaarten + Apple Pay. Geld van klanten gaat direct naar jouw bankrekening, Kabookly raakt het nooit aan. Geen extra marge van Kabookly bovenop de PSP-tarieven.

Question 7

Hoe werkt de facturatie van mijn abonnement?

Accepted Answer

Je abonnement wordt maandelijks of jaarlijks afgerekend via Stripe. SMS-credits koop je los via pakketten. Je vindt al je facturen in je backoffice.

Question 8

Kan ik mijn data exporteren als ik stop?

Accepted Answer

Ja. Klantenlijst en afspraken-historie zijn altijd in CSV te exporteren. Je gegevens blijven van jou.

Question 9

Werkt Kabookly met meerdere kappers tegelijk?

Accepted Answer

Ja. Elke kapper krijgt een eigen agenda-kolom met individueel rooster, vakantie-blokken en specifieke diensten die ze aanbieden.

Question 10

Kan ik kleurkaarten of klantnotities bijhouden?

Accepted Answer

Ja. Per klant kan je notities, eerdere kleurformules en allergieën bijhouden. Zichtbaar bij elke nieuwe afspraak.

Question 11

Kan ik mijn bestaande klantenlijst importeren?

Accepted Answer

Ja. Upload een CSV-bestand of Excel-lijst met namen, telefoon en e-mail, Kabookly importeert ze in één klik in je klantendatabase.

Question 12

Hoe werkt het annuleringsbeleid?

Accepted Answer

Je stelt zelf in: gratis annuleren tot bv. 24u vooraf, daarna verlies je het voorschot. Klant ziet de regels duidelijk vóór de booking.

Question 13

Kan ik andere prijzen instellen per kapper (junior, senior)?

Accepted Answer

Ja. Per dienst kan je een tarief per medewerker definiëren. Een knipbeurt bij je junior kan €25 zijn en bij je senior €45, klant kiest zelf en ziet de juiste prijs.

Question 14

Kan ik openingsuren en vakantie per kapper apart instellen?

Accepted Answer

Ja. Elke kapper heeft een eigen weekrooster, kan vrije dagen blokkeren en vakantieperiodes inplannen. Klanten zien enkel beschikbare slots per medewerker.

Question 15

Synchroniseert het met mijn Google Calendar of Apple Agenda?

Accepted Answer

Ja. Twee-weg sync met Google Calendar (Apple Calendar via iCal-feed). Privé-afspraken die je elders zet blokkeren automatisch je Kabookly-slots, en omgekeerd.

Question 16

Kan ik de tekst van SMS- en mailherinneringen aanpassen?

Accepted Answer

Ja. Per dienst of per locatie wijzig je de templates in je eigen tone-of-voice. Variabelen zoals klantnaam, kapper en tijd worden automatisch ingevuld.

Question 17

Kan ik walk-ins én afspraken combineren?

Accepted Answer

Ja. De agenda toont beide types in één view. Walk-ins voeg je in 5 seconden toe via een snel-knop.

Question 18

Werkt het op mijn iPad aan de balie?

Accepted Answer

Ja. Kabookly werkt overal, laptop, tablet of smartphone. Geen aparte hardware nodig.

Question 19

Wat met klanten die cash betalen ter plekke?

Accepted Answer

Geen probleem. Voor walk-ins of vaste klanten kan je 'betaling ter plekke' instellen. Voorschot via Stripe gebruik je alleen waar nodig.

Question 20

Kunnen klanten boeken zonder account aan te maken?

Accepted Answer

Ja. Klanten geven enkel hun naam, telefoon en e-mail in. Geen wachtwoord, geen registratie, pure friction-free booking.

Question 21

Hoe werkt de digitale stempelkaart automatisch?

Accepted Answer

Bij elke afgeronde knipbeurt krijgt de klant automatisch een digitale stempel. Na 10 stempels wordt de 11e knipbeurt gratis aangeboden, zonder kartonnen kaarten of handmatig bijhouden.

Question 22

Wat als een klant te laat annuleert (binnen 2u)?

Accepted Answer

Je stelt een minimum-annuleringsperiode in (bv. 2u of 4u). Bij laat-annulering vervalt het voorschot automatisch, of de klant wordt gemarkeerd in zijn dossier zodat je de volgende keer een voorschot vraagt.

Question 23

Kan ik abonnementen of memberships verkopen?

Accepted Answer

Ja. Verkoop een abonnement zoals 'Onbeperkt knippen €49/maand' of '4 knipbeurten €100'. Klant boekt op zijn membership, Kabookly trekt automatisch de juiste credits af.

Question 24

Hoe migreer ik van mijn huidige boekingstool?

Accepted Answer

Exporteer je klantenlijst en boekingsgeschiedenis als CSV en upload ze in Kabookly. We importeren namen, telefoon, e-mail en geschiedenis in 1 keer. Begeleiding gratis bij Pro-plan.

Question 25

Kan ik foto's van mijn werk per dienst tonen?

Accepted Answer

Ja. Per dienst (bv. "Gel-nails klassiek" of "Acryl + design") upload je foto's. Klanten zien ze tijdens de booking-flow.

Question 26

Werkt cadeaubonnenverkoop ook?

Accepted Answer

Ja. Cadeaubon-pagina is automatisch aanwezig op je website. Klant betaalt via Stripe, ontvanger krijgt code per mail.

Question 27

Hoe importeer ik mijn bestaande klantenlijst?

Accepted Answer

Upload een CSV of Excel met namen, telefoon en e-mailadressen, Kabookly verwerkt het in één keer. Geen handmatige overschrijving.

Question 28

Werkt de agenda op mijn telefoon onderweg?

Accepted Answer

Ja. Kabookly is volledig responsive. Vanuit Instagram, op je iPhone of iPad, agenda en booking-pagina werken overal even soepel.

Question 29

Hoe stel ik refill-reminders in voor gel-klanten?

Accepted Answer

Per dienst kies je een follow-up termijn (bv. 21 of 28 dagen). Kabookly stuurt automatisch een 'Tijd voor refill?' mail of SMS met directe boek-link. Klanten hoeven zelf hun cyclus niet meer bij te houden.

Question 30

Hoe werkt de wachtlijst bij volgeboekte slots?

Accepted Answer

Klanten kunnen zich op de wachtlijst zetten voor een volgeboekte dag. Komt er een annulering, dan krijgen ze automatisch een SMS met de vrijgekomen tijd, wie eerst klikt, krijgt de plek.

Question 31

Kan ik korting geven voor eerste bezoek of refer-a-friend?

Accepted Answer

Ja. Stel een eenmalige korting in voor nieuwe klanten (bv. 10% off eerste afspraak) of een refer-a-friend code. Kabookly trekt automatisch af bij de boeking.

Question 32

Wat met BTW-nummers en facturatie aan zelfstandige klanten?

Accepted Answer

Je kan per klant een BTW-nummer en bedrijfsnaam opslaan. Bij export verschijnt dit op je omzet-CSV, geschikt voor klanten die hun nail-treatment via hun zaak factureren.

Question 33

Kan ik intake-formulieren versturen?

Accepted Answer

Ja. Bij elke nieuwe klant krijg je de optie een intake-formulier mee te sturen. Antwoorden verschijnen automatisch in het klantdossier.

Question 34

Kan ik productenverkoop bijhouden?

Accepted Answer

Voor v1 alleen behandelingen. Productverkoop met inventory komt in v2.

Question 35

Werkt het samen met mijn boekhoudprogramma?

Accepted Answer

Ja. Je kan maandelijks een omzet-export downloaden (CSV) met BTW-splitsing per behandeling, direct importeerbaar in Octopus, Yuki of Exact.

Question 36

Kan ik per behandeling andere annuleringsregels instellen?

Accepted Answer

Ja. Een wenkbrauw-epilatie mag misschien tot 2u vooraf, een 90-min facial vraagt 24u + voorschot. Per dienst configureerbaar.

Question 37

Kan ik meerdere locaties beheren onder één account?

Accepted Answer

Ja, met het Expert-plan. Klanten kiezen hun voorkeurlocatie bij booking, jij behoudt centraal overzicht over alle vestigingen, omzet en team, onder één login.

Question 38

Kan ik na elke behandeling automatisch om feedback vragen?

Accepted Answer

Ja. 2u na de afspraak ontvangt klant een korte mail met sterren-rating. Reviews van 4★+ verschijnen automatisch op je booking-pagina, lagere reviews komen enkel naar jou voor opvolging.

Question 39

Hoe gaat de no-show-blacklist precies in zijn werk?

Accepted Answer

Klant mist 2 afspraken zonder tijdig annuleren? Kabookly markeert automatisch en vraagt voortaan voor elke volgende boeking een voorschot. Je kan klanten ook handmatig op de blacklist zetten.

Question 40

Werkt het ook in het Frans of Engels voor mijn anderstalige klanten?

Accepted Answer

Ja. Je booking-pagina is meertalig (NL/FR/DE/EN). Klant kiest taal, ontvangt bevestigingen in zijn taal, en intake-formulieren kunnen per taal worden ingesteld.

Question 41

Kan ik per cabine een agenda maken?

Accepted Answer

Ja. Bij Kabookly heet dat een 'medewerker' maar de logica is identiek voor cabines/ruimtes. Pro+ ondersteunt onbeperkt aantal.

Question 42

Werkt het voor multi-locaties (Expert)?

Accepted Answer

Ja. Met Expert-plan beheer je meerdere wellness-locaties onder één account. Vestigingen hebben hun eigen agenda's en team.

Question 43

Kan ik arrangementen met meerdere behandelingen aanmaken?

Accepted Answer

Ja. Bouw een arrangement zoals 'Half day spa: 30-min scrub + 60-min massage + lunch' als één bundel. Kabookly reserveert automatisch de juiste cabines.

Question 44

Hoe gaat het met groepsboekingen (vrijgezellen, teams)?

Accepted Answer

Voor 4-8 personen tegelijk gebruik je de groepsbooking-flow: één contactpersoon, meerdere namen, meerdere cabines simultaan gereserveerd.

Question 45

Kan ik abonnementen of memberships verkopen (bv. 1 massage/maand)?

Accepted Answer

Ja. Verkoop pakketten zoals 'Onbeperkt sauna €79/maand' of '6 massages €330'. Kabookly trekt automatisch credits af bij elke boeking en stuurt herinneringen vóór einddatum.

Question 46

Hoe werkt buffer-tijd tussen klanten in dezelfde cabine?

Accepted Answer

Per cabine of dienst stel je een buffer in (bv. 15 of 20 min). Kabookly blokkeert die tijd automatisch tussen elke afspraak, voor opruimen, ontluchten en klaarzetten van de volgende behandeling.

Question 47

Kunnen klanten ook een cadeaubon kopen voor een specifiek bedrag?

Accepted Answer

Ja. Klanten kiezen tussen vaste arrangementen (bv. 'Half day spa €120') of een vrij bedrag (bv. €50, €100, €200). Cadeaubon wordt direct per mail of als PDF aan de ontvanger gestuurd.

Question 48

Werkt het op tablet voor mijn receptioniste én op smartphone voor onderweg?

Accepted Answer

Ja. Kabookly is volledig responsive en cloud-gebaseerd. Je receptioniste werkt op tablet aan de balie, jij ziet de agenda real-time op smartphone, en alles synchroniseert direct.

Question 49

Kan ik diensten per ras-grootte instellen?

Accepted Answer

Ja. Maak diensten aan zoals 'Trimbeurt klein ras (45 min)' en 'Trimbeurt groot ras (90 min)'. Klant kiest zelf bij booking.

Question 50

Kan ik notities per hond bijhouden?

Accepted Answer

Ja. Per klant zijn er notitievelden (interne en publieke). Voeg 'Niet aaien aan rechteroor', 'Schichtig bij föhn', etc. toe.

Question 51

Kan ik per klant meerdere honden bijhouden?

Accepted Answer

Ja. Eén klantkaart, meerdere honden eronder. Bij booking kiest de klant welke hond, elk met eigen ras, allergieën en historiek.

Question 52

Hoe ga ik om met agressieve honden of waarschuwingen?

Accepted Answer

Op het hondendossier staat een rood 'waarschuwing'-veld dat in de agenda zichtbaar is. Bv. 'Bijt bij nagelknippen, handschoenen' verschijnt automatisch bij elke afspraak.

Question 53

Hoe verplicht ik vaccinatie-bewijs vóór de booking?

Accepted Answer

Per dienst vink je 'vaccinatie verplicht' aan. Klant moet bij booking een foto van het vaccinatieboekje uploaden, zonder upload geen bevestiging. Documenten staan veilig in het hondendossier.

Question 54

Stuurt Kabookly automatisch winback-mails na 6 weken?

Accepted Answer

Ja. Per dienst stel je een follow-up termijn in (bv. 6 of 8 weken). Kabookly stuurt 'Tijd voor Bella's volgende trim' met directe boek-link, vaste klanten verdwijnen niet meer in de vergetelheid.

Question 55

Werkt het ook als mijn internet uitvalt tijdens een drukke dag?

Accepted Answer

Kabookly werkt cloud-gebaseerd, dus internet is nodig voor live updates. Maar bij een tijdelijke uitval blijft je laatst geladen agenda zichtbaar op je toestel, zodra verbinding terug is, synchroniseert alles automatisch.

Question 56

Kan ik voor- en na-foto's per trimbeurt bijhouden voor mijn Instagram?

Accepted Answer

Ja. Tijdens of na de behandeling neem je een foto in de Kabookly-app, die slaat automatisch op in de hondenakte. Handig voor je portfolio of om aan de eigenaar te tonen.

Question 57

Werkt Kabookly met RIZIV-trajecten?

Accepted Answer

Ja. Je kan per patiënt het traject (9 of 18 sessies) bijhouden, met automatisch counter. RIZIV-administratie zelf gebeurt buiten Kabookly (eHealth).

Question 58

Kan ik intake-formulieren versturen?

Accepted Answer

Ja. Eerste afspraak triggert een intake-formulier per mail. Antwoorden komen in het patiënt-dossier.

Question 59

Synchroniseert het met mijn Google Calendar?

Accepted Answer

Ja. Twee-weg sync. Privé-afspraken die je in Google zet blokkeren automatisch je Kabookly-agenda, patiënten kunnen die slots niet meer kiezen.

Question 60

Hoe zit het met GDPR voor patiëntgegevens?

Accepted Answer

Patiëntdata staat versleuteld op EU-servers. Je krijgt een DPA (verwerkersovereenkomst), automatische data-export en 'recht op vergetelheid' is ingebouwd.

Question 61

Kan ik voorschrift- en getuigschriftnummers per patiënt opslaan?

Accepted Answer

Ja. Per patiëntdossier zijn er velden voor RIZIV-nummer, voorschriftnummer, voorschrijvende arts en eventuele getuigschriften. Allemaal versleuteld en GDPR-conform op EU-servers.

Question 62

Werkt het in een groepspraktijk met meerdere therapeuten?

Accepted Answer

Ja. Elke therapeut heeft een eigen agenda met individueel rooster, eigen patiënten en eigen tarieven. Patiënten kiezen bij booking zelf hun voorkeurtherapeut, jij behoudt centraal overzicht.

Question 63

Kan een patiënt zonder account boeken (zoals een eerste afspraak)?

Accepted Answer

Ja. Patiënt geeft enkel naam, telefoon, e-mail en klacht in. Geen wachtwoord, geen registratie. Bij eerste afspraak triggert Kabookly automatisch het intake-formulier.

Question 64

Hoe ga ik om met laat-annuleringen (binnen 24u)?

Accepted Answer

Per dienst stel je een minimum-annuleringsperiode in. Bij laat-annulering kan je een no-show-fee aanrekenen of de patiënt markeren, handig voor opvolging en eventuele facturatie van een gemiste sessie.

Vragen en antwoorden

Algemeen

Kapsalons

Barbershops

Nagelstudio's

Schoonheidssalons

Wellness & spa

Hondentrimsalons

Fysiotherapie

Tatoeëerders

Wimper- & wenkbrauwstudio's

Vraag of feedback? Stuur ons een bericht.

Liever direct mailen?